プライベートのメールと仕事のメールでは仕様が全く違います。
でも今はメールのやり取りが主流で、営業や事務、注文などどの場面の仕事でも避けられないツールです。
顔が見えない手段で残るものだからこそマナーを守り相手に配慮したメールを作成しましょう。
ccとBccの使い方について
複数人に送るために入力をすると件名につく「Cｃ」「Ｂｃｃ」この意味知っていますか？
私はこれは入力するとつくものという認識程度で意味があったのかと思いながらこの文章書いています。
さて説明を始めますね。
・Cｃ
CｃはCarbon Copy（カーボン・コピー）の略です。
Cｃは同じ内容のメールを複数人、つまり宛名に入れているアドレス以外の人にも送信したい時に使用します。
このｃｃに入力されたメールアドレスは送信した側、受信した側の全員に公開されます。
そのため面識のない人にもメールを送る際にはこのCｃは情報漏洩にあたり失礼となります。
ｃｃを使用する際は同会社内や共通の相手にのみと考えましょう。
・Ｂｃｃ
ＢｃｃはBlind Carbon Copy（ブラインド カーボン・コピー）の略です。
これはCｃとは略と考えるとわかりやすいです。
つまり複数の人には送りたい、でも受信した人には他に誰に送ったのか知られたくない。
そういう時に使用するのがＢｃｃです。
しかし宛名に入力した人には確かにわかりませんが、Ｂｃｃに入力したメールアドレスの人たちには宛名に入力したメールアドレスが表示されるため誰に送ったか伝わります。
一般的に面識のない複数人にメールを送る際には宛先に自分のメールアドレスをいれ、Ｂｃｃに送りたい相手のメールアドレスを入れるという使い方をします。
そうすると自分のメールアドレスだけ公開になるため失礼になりません。
件名にはどんな言葉を入れるべきか？
件名はビジネスメールには大事な要素。
短い文字数で何を伝えたいのか、何を知らせたくてメールしたのか伝えなければいけません。
件名が無かったり、よくわからないものだと開かないで読まれないということになってしまうかもしれません。
件名の長さは２０文字、「何の」ための件か、「いつの」件か「どうしてほしい」件なのかを伝えます。
＜例＞
○○報告書の件、○○会議の件
○月○日の件、第○回の報告会の件
○○お願いの件、○○ご提案の件
詳しくは本文に書けばいいのでまずは相手にメールを開いて読んでもらう事を目的とした文章にします。
例のような本当に簡素で大丈夫です。簡素ですが必ず入力しましょう。
メールの書き始めで注意すること
ビジネスメールは 宛名→挨拶→名乗る→本文 という流れで構成しています。
一度自分なりの構成を作ってしまえば楽ですので先にテンプレートを作ってしまいましょう。
宛名や名乗る際に会社名は正式なものを入力します。
（株）や(有)といった略語はマナー違反となります。
また最初に名乗ることで相手のメールアドレスから送信者を確認する、最後まで読むまたは飛ばさないと送信者が分からないという手間を省くことになり親切です。
「○○会社の○○です」もしくは「○○会社で～をしております○○です」という文章がいいでしょう。
あまり親しくないのであれば後者の方がいいです。
挨拶は相手との関係によっては変える必要があります。
お世話になっております。
御無沙汰しております。
先日はありがとうございました。
このような文章を相手とは親しいのか、いつ直接あったのか、こちらからのお願いへの対応に対する返事なのか。そういったことを考えて挨拶を選択します。
まとめ
今までのメールはどうでしたか？
マナー違反していませんでしたか？
相手によって言葉の選び方を変えるのは日常生活と同じです。
たかがメールと考えずに相手により簡素により確実に伝わる。
これらはメールのやり取りを繰り返すうちに相手の言葉の選び方などから得るものがあるため自然と自分の技術を向上していくことが出来ます。
基本を守りながら実践で徐々によりよいメール作成方法を身につけましょう。
できているつもり？Ｅメールのマナー
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